viernes 22/10/21

Gastos deducibles en coches de empresa

Conoce cuáles son, así como todos los detalles necesarios para tomar los coches de empresa como gastos deducibles
Gastos deducibles en coches de empresa
Gastos deducibles en coches de empresa

A diferencia de las personas naturales o particulares, las empresas (bien sean autónomas o de sociedades mercantiles) poseen mayores beneficios en cuanto a los gastos en coches, puesto que se omiten gastos e impuestos, bien sea en un gran porcentaje o en su totalidad. A esto se le conoce como gastos deducibles.

Los gastos deducibles como tal son aquellos que se restan y reflejan obligatoriamente en una factura, y que generan un pago inferior de ciertos impuestos ante la Agencia Estatal de Administración Tributaria o AEAT. Cabe mencionar, que estos son requeridos para poder desarrollar o llevar a cabo cualquier actividad empresarial o profesional.

En el presente post, se mencionarán y explicarán los diversos gastos deducibles en coches de empresa, así como se hablará de una estupenda y rentable opción tanto para autónomos como para las empresas de adquirir coches, como lo es el renting, donde su cuota es deducible, hasta en su totalidad, en el pago del Impuesto de Sociedades siempre y cuando se demuestre su uso exclusivo para lograr objetivos empresariales.

¿Qué es el renting de coches de empresa? Y ¿Qué gastos son deducibles con este?

A través del renting para empresas, las mismas tendrán la oportunidad de adquirir vehículos nuevos tan solo pagando una cuota mensual establecida, sin necesidad de pagar entrada alguna y sin perder los servicios disponibles ante la compra del vehículo.

Además, con este se obtiene a su vez el beneficio de gastos deducibles en cuanto al pago del RIPF o Impuesto de Sociedades. El mismo puede ser parcial o completo, siempre y cuando se demuestre que el coche rentado es usado únicamente para las necesidades de la empresa que lo contrata.

Cabe mencionar que, el renting para autónomos es muy parecido al renting para empresas, en ambos casos se pueden deducir gastos en impuestos en hasta un 100%.

Ahora bien, en caso de que se tenga en mente la adquisición de una gran cantidad de coches de empresa, una de las mejores opciones posibles es la de optar por alguna de tantas buenas ofertas de renting para empresas que hay disponibles, ofrecidas por empresas como Destiners.

¿Qué gastos son deducibles en el renting de coches de empresa?

1.- Gastos en Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF)

Es posible deducir, de manera total, la cuota del renting de los coches de empresa, a través del Impuesto de Sociedades o del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF). Se debe tener en cuenta que la empresa, sea autónoma o de sociedad mercantil, debe comprobar que dichos coches son una inversión más que necesaria ante los objetivos propuestos para el negocio de la empresa en cuestión.

Y es que el IRPF se trabaja de una manera distinta a la que se trabaja el IVA.  En el mismo se debe deducir el valor total ante la adquisición de un vehículo, de lo contrario, no se puede deducir nada. Es importante recalcar que la deducibilidad ante la adquisición del o de los coches de empresa, se debe hacer por medio de las amortizaciones.

Por lo que los gastos que provengan de la utilización del o de los coches de empresa, se podrán deducir, siempre y cuando el o los vehículos se utilicen para las actividades trazadas por la empresa para lograr objetivos concretos. 

2.- Gastos en Impuesto al Valor Agregado (IVA)

Ante el Impuesto al Valor Agregado (IVA), los gastos deducibles en coches de empresa, se deberán dividir entre los gastos que se han acumulado debido a su uso y el gasto que se ha reflejado la hora de comprar los coches de empresa.

Si el uso del vehículo es solo para cumplir con las actividades correspondientes a los negocios de la empresa, entonces es posible deducir todo el IVA existente ante la compra de los coches de empresa. O sea, los coches de empresa solo se deberán utilizar para trabajar.

Para ser incluidos en los Impuestos al Valor Agregado (IVA) solo aplican los coches de empresa que cumplen con algunos requisitos, como los siguientes: 

  1. Los coches de empresa que han sido utilizados para prestar el servicio de transporte a viajeros a través de una compensación.
  2. Aquellos que se usan para enseñar a conducir por medio de una compensación. 
  3. Si se trata de coches mixtos con la función y el uso de transportar la mercancía de la empresa o negocio.
  4. En caso de que se utilicen los coches de empresa para realizar servicios que conlleven vigilancia. 
  5. Si los coches de empresa se utilizan para desplazar a los agentes comerciales o representantes de la misma.
  6. También, se incluyen aquellos coches que se usan para ensayos, promociones para su venta, pruebas y demostraciones.

Es común notar que la Agencia Tributaria otorga una especial atención al cumplimiento de todos los requisitos referentes a los gastos deducibles ante el renting de los coches de empresa.

Si el logo de la empresa se encuentra a un costados de los coches de empresa, además de detalles como que el mismo se encuentra estacionado en un garaje los días de vacaciones o los fines de vacaciones, entonces, el renting de coches de empresa podrá ser considerado entre los gastos deducibles.

A pesar de que no se entregue evidencia alguna, la Agencia tributaria parte con una presunción de afectación. Por lo que, mínimo, la mitad de los gastos de los coches de empresa pueden ser gastos deducibles al momento de realizar la declaración de renta.

Es decir, si el coche se encuentra solo parciamente afecto ante las actividades que se realizan en el negocio o empresa, solo se podrá colocar el 50% del IVA que resultó de la compra.

Cabe recordar, que lo anterior aplica y es prácticamente igual para el caso de renting de coches para autónomos, en el cual también es posible conseguir una completa o parcial deducción en sus gastos.

Procedimiento y requisitos para justificar los gastos ante la Agencia Tributaria

Cuando se desea justificar los gastos de los coches de empresa, ya sea para deducir el IRPF o el IVA, ante la Agencia Tributaria o la Hacienda, se deberán entregar documentos que validen el uso de los coches o la afectación de los mismos ante las actividades de la empresa. Por lo que es importante poseer los siguientes documentos:

  1. Los presupuestos que se le han entregado a los clientes, mismos a los que se les ha realizado una visita.
  2. Todas las facturas disponibles, ya sea de gasolina, ticket de estacionamiento o una de peaje. De esta manera se podrá desgravar los gastos del coche.
  3. Crear y guardar una lista que posea información detallada de los clientes. Con la misma se podrá justificar el gasto que se realizó en la compra de los coches de empresa, así sea que se usen solo para visitar a los mismos.

A pesar de que ya no es obligatorio, puedes crear y guardar un libro de visitas, de esta manera, se poseerá un respaldo a la hora de comprobar que se han realizado las visitas correspondientes a los clientes.

En caso de no desear realizar uno, es mejor mantener un control sobre las convocatorias, mensajes de texto o por redes sociales, la agenda o emails, todo lo que constate que se ha realizado una visita a los clientes.  

Toda la documentación que se ha expuesto, es de vital importancia que se mantenga guardada y cuidada por al menos unos cuatro años. Esto se debe a que en ese plazo se llegan a prescribir los delitos realizados en contra de la Hacienda o la Agencia Tributaria. Así se podrá demostrar el uso de los coches de empresa total o parcial.

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