¿Las reuniones de trabajo están mermando la productividad?

¿Cómo influyen en la organización personal de los trabajadores?

Existe diversidad de criterios al respecto. De un lado la gestión empresarial exige la periódica convocatoria de reuniones interdepartamentales para la correcta organización interna. De otro lado, se afirma que la sobreabundancia de reuniones bien interdepartamentales bien de otro tipo no erosionan sino la máxima productividad del trabajador. Una de las causas de esta última afirmación es la preocupación constante de los trabajadores por llegar precisamente tarde a dichas reuniones.

Al menos así se desprende como una de las claras conclusiones derivadas de un nuevo estudio realizado por investigadores del Fisher College of Business de la Universidad Estatal de Ohio. A tenor de este informe -que además ha publicado el Journal of Consumer Research- “el personal que anticipa una reunión resta mentalmente hasta un 30% del tiempo que tiene disponible realmente”.

¿En qué fundamentos descansa la tesis? Los científicos basan esta afirmación en el hecho de que, cuando tenemos alguna tarea por delante (asistir a una reunión, a una cita, a un evento…), “realizamos menos tareas, o tareas más pequeñas, que si no tuviéramos una cita pendiente”. No parece una conclusión en absoluto baladí si incluso la colocamos en nuestra propia experiencia personal.

Encaminado al estudio, los científicos de Ohio preguntaron a los participantes cuánto tiempo podían pasar leyendo una hora antes de una cita para la cual estaban completamente preparados. Los encuestados dijeron que tenían 50 minutos disponibles, e incluso llegaron a asegurar que sentían que sólo tenían 40 minutos.

Más curiosidades en esta aportación de datos. En otro de los test, a un grupo de participantes se le dijo que tenían cinco minutos antes de una tarea futura, mientras que a un segundo grupo simplemente se le comunicó que tenían cinco minutos libres. Pues bien, aquellos a los que no se les recordó la próxima tarea, consiguieron llevar a cabo un 30% más de actividades (como enviar mensajes de texto o responder a correos electrónicos) que aquellos cuyos pensamientos estaban en el siguiente trabajo.

¿Se trata más bien de psicología personal? ¿De un modo casi privado de ordenamiento mental? ¿Forma parte de la personalidad de cada cual? El coautor del estudio, el profesor Selin Malkoc dijo: “No sientes que puedes hacer tanto cuando tienes una tarea por delante. El tiempo parece más corto. Sentimos que si tenemos una reunión en dos horas, no deberíamos trabajar en ningún gran proyecto. Por lo tanto, es posible que dediquemos tiempo a responder correos electrónicos o a hacer cosas que no son tan productivas”.

Cierto. ¿La clave por tanto radica en agendar las reuniones de trabajo a primera hora de la mañana o primera de la tarde y así despejar el grueso de la franja matutina o vespertina? ¿O incluso concentrar todas las reuniones semanales en una sola jornada -una tras otra- para reubicar el resto de la semana profesional en aras de gestiones productivas propiamente dichas?

Otro aporte ilustrativo. El empresario de tecnología Elon Musk ha aconsejado a los empleados de su empresa de coches eléctricos Tesla que “salieran” de las malas reuniones y que colgaran las llamadas telefónicas improductivas. “No es grosero irse, es grosero hacer que alguien se quede y pierda el tiempo”, aseguró Musk. El tiempo es oro y no ha de desaprovecharse ni siquiera en su mínimo guiño. La productividad manda y estudios de este tipo contribuyen siempre a su mejor rentabilidad.